Учёт аренды электровелосипедов кажется простым, пока байков немного: кто взял, до какого числа, сколько заплатил. Но с ростом парка простые вопросы превращаются в ежедневную работу: кто сегодня должен оплатить, у кого просрочка, где аккумулятор №7, сколько заработал байк, который третий раз в ремонте. Разберём, что считать и как это автоматизировать.
Что нужно учитывать в прокате электровелосипедов
- Парк: байки и их статусы (свободен, в аренде, в ремонте, под выкупом), аккумуляторы по серийным номерам, комплектующие — зарядки, замки, держатели.
- Договоры: клиент, байк, АКБ, срок, ставка, залог, продления и замены байка.
- Платежи и долги: кто сколько заплатил, кто должен сегодня, кто просрочил и на сколько дней.
- Залоги — отдельно от выручки: это деньги клиента до закрытия договора.
- Ремонты: какой байк, что сломалось, сколько стоило, кто виноват.
- Деньги в целом: выручка, расходы, кассы, окупаемость каждого байка и всего парка.
Почему Excel перестаёт работать на 10–20 байках
- Таблица ничего не делает сама. Не напомнит клиенту об оплате, не заметит просрочку, не заблокирует байк должника.
- Данные не связаны. Платёж в одной вкладке, договор в другой, ремонт в третьей — сверка вручную каждый день.
- Ошибки незаметны. Сдвинулась строка, перезаписали формулу — и долг клиента «исчез».
- Нет истории. Кто и когда изменил сумму, кто принял деньги — не узнать.
- Работает один человек. Двое администраторов в одной таблице — путаница и потерянные правки.
Таблица Excel или программа учёта
| Excel | EveloCRM | |
|---|---|---|
| Кто должен сегодня | Фильтровать вручную | Видно сразу, плюс напоминание клиенту |
| Просрочка | Замечаете сами — или нет | Отмечается сама, байк блокируется по GPS |
| Договор | Отдельно в Word | Формируется за секунды, подпись по SMS |
| Залог | Смешивается с выручкой | Учитывается отдельно |
| Ремонт байка | Отдельная таблица | Заказ-наряд привязан к байку и договору |
| Окупаемость байка | Сложные формулы | Считается автоматически |
| Несколько сотрудников | Конфликты правок | Роли, права и история действий |
Сколько вы теряете на ручном учёте?Калькулятор покажет деньги в просрочке, потери на пропавших байках и часы на звонки должникам — и сравнит с ценой автоматизации.
Открыть калькулятор
Как устроен учёт аренды в EveloCRM
ПаркСтатусы байков, АКБ по серийным номерам, комплектующие, групповое добавление и импорт.
ДоговорыПосуточная, понедельная, помесячная аренда, продления, замена байка, возврат с актом.
ПлатежиНал, безнал, онлайн-оплата по ссылке, несколько касс, чеки 54-ФЗ.
ДолгиСписок должников, напоминания в Telegram, MAX и SMS, автоблокировка при просрочке.
РемонтЗаказ-наряды на каждый байк, запчасти со склада, удержания за ущерб.
АналитикаВыручка, загрузка парка, окупаемость каждого байка и всего флота.
Как перейти с Excel за один день
- Зарегистрируйтесь — 3 недели бесплатно на любом тарифе, карта не нужна.
- Загрузите байки и старые договоры из Excel или CSV — с предпросмотром и проверкой дат. Или пришлите таблицу нам: перенесём бесплатно.
- Подключите по желанию Telegram-бот для клиентов, онлайн-оплату и GPS-трекеры.
- Новые договоры оформляйте уже в системе — а договор аренды заполнится сам.
Вопросы и ответы
Можно ли вести учёт аренды электровелосипедов в Excel?
На 3–5 байках — да. Но таблица ничего не делает сама: не напоминает клиенту об оплате, не видит просрочку, не связывает платёж с договором, а ремонт — с байком. На 10–20 байках ошибки и потерянные долги становятся регулярными, и учёт съедает часы каждый день.
Что обязательно учитывать в прокате электровелосипедов?
Парк (байки, аккумуляторы, комплектующие и их статус), договоры (кто, какой байк, срок, ставка), платежи и долги, залоги отдельно от выручки, ремонты и их стоимость, а в итоге — выручку и окупаемость каждого байка.
Есть ли бесплатная программа для учёта аренды е-байков?
В EveloCRM есть бесплатный период — 3 недели на любом тарифе, без привязки карты. Этого хватает, чтобы перенести данные, оформить договоры и проверить, сколько времени и денег экономит автоматический учёт.
Как перенести учёт из Excel в программу?
В EveloCRM старые договоры загружаются из Excel или CSV с предпросмотром и проверкой пересечений дат. А можно ничего не делать самому: пришлите таблицу — команда EveloCRM бесплатно перенесёт данные за вас.
Работает ли учёт с телефона?
Да, EveloCRM работает в браузере на компьютере, планшете и телефоне — устанавливать ничего не нужно. Принять оплату, выдать байк или посмотреть должников можно прямо с телефона на точке.